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Cómo crear un albarán o una proforma

Respuesta corta. Los dos se crean desde Documentos → Nuevo eligiendo su tipo. El albarán certifica que entregaste algo y no pide el CIF del cliente. La proforma es una factura sin valor fiscal, para que al cliente le aprueben el pago, y sí exige CIF. Ninguno de los dos genera ingreso. Requiere plan Basic o superior.

Qué necesitas antes de empezar​

  • Plan Basic o superior, y permiso de edición sobre Documentos.
  • Tus datos fiscales en Ajustes → Negocio.
  • Para la proforma, el cliente con su CIF/NIF. Para el albarán no hace falta.

Cómo crear un albarán, paso a paso​

  1. Abre Documentos y pulsa Nuevo.
  2. Elige el tipo Albarán.
  3. Selecciona el cliente. Con el nombre basta.
  4. Añade una línea por cada cosa entregada, con su cantidad.
  5. Comprueba la fecha: en un albarán, la fecha es el dato que importa, porque es lo que certifica cuándo se entregó.
  6. Guarda y descarga el PDF para que el cliente pueda firmarlo.

Cómo crear una proforma, paso a paso​

  1. Abre Documentos y pulsa Nuevo.
  2. Elige el tipo Proforma.
  3. Selecciona el cliente, que debe tener su CIF/NIF completo. Si falta, no te dejará generarla.
  4. Añade las líneas exactamente como quedarán en la factura definitiva. El sentido de la proforma es que el cliente vea las cifras finales.
  5. Guarda y envíasela.
  6. Cuando confirme, emite la factura de verdad como documento nuevo.

Qué tener en cuenta​

  • Ni el albarán ni la proforma tienen validez fiscal. No sustituyen a la factura y no aparecen como ingreso en Finanzas.
  • La proforma exige CIF del cliente; el albarán no. Es la única diferencia de requisitos entre los dos, y responde a para qué sirve cada uno: la proforma tiene que identificar al destinatario porque va a usarla para tramitar un pago.
  • Los dos llevan numeración correlativa en su propia serie, independiente de la de facturas.
  • Al generarlos quedan cerrados, igual que una factura.
  • La proforma no reserva número de factura. El correlativo de la factura se asigna cuando emites la factura, no antes.

Lo que no es evidente​

  • Lo normal es acumular albaranes y facturarlos juntos. Vas entregando durante el mes con un albarán por entrega, y al cierre emites una sola factura con todo. Cada albarán queda en la ficha del cliente como justificante de su entrega concreta.
  • La proforma es la respuesta a «necesito el papel para que me lo aprueben». Muchas empresas y administraciones no pueden pagar sin un documento previo, pero tú no puedes emitir la factura antes de cobrar sin generarte una obligación fiscal. La proforma resuelve exactamente ese hueco.
  • Un albarán firmado es la prueba de la entrega. Si el cliente discute más tarde qué recibió y cuándo, ese PDF fechado es lo que lo zanja.
  • La proforma se parece tanto a una factura que conviene que se note. Lleva su tipo visible en el documento, y es intencionado: un cliente no debe poder confundirla con la factura definitiva y darla por buena en su contabilidad.

Preguntas frecuentes sobre albaranes y proformas​

¿Un albarán vale como factura?​

No. No tiene validez fiscal. Justifica la entrega, no el cobro.

¿La proforma se convierte en factura?​

No automáticamente. Se emite una factura nueva cuando corresponde.

¿Puedo hacer un albarán sin tener el CIF del cliente?​

Sí. El albarán no lo exige.

¿Cuál uso para una exportación?​

La proforma, que es el documento que suelen pedir en aduanas y trámites internacionales antes de que exista la factura.

Qué leer después​

Fuente: documentación oficial de ANTARES (R3ZON). Actualizado el 2026-08-25. https://docs.r3zon.com/antares/guias/documentos/crear-un-albaran-o-una-proforma