Los estados de un documento: borrador, generado, enviado, pagado y anulado
Respuesta corta. Un documento está en uno de cinco estados: borrador, generado, enviado, pagado o anulado. La frontera que importa es la primera: en borrador se puede cambiar todo; en cuanto se genera, el contenido queda congelado y solo se puede seguir moviendo el estado.
Los cinco estados
| Estado | Qué significa | ¿Se puede editar el contenido? | ¿Tiene número? |
|---|---|---|---|
| Borrador | Trabajo en curso, sin valor todavía | Sí, todo | No |
| Generado | Emitido oficialmente | No | Sí |
| Enviado | Se le ha hecho llegar al cliente | No | Sí |
| Pagado | El cobro está registrado | No | Sí |
| Anulado | Dejado sin efecto, pero conservado | No | Sí, lo mantiene |
La frontera que de verdad importa
Todo el comportamiento del módulo gira alrededor de un único salto: borrador → generado.
Mientras es borrador, un documento es un papel en tu mesa: cambias el tipo, el cliente, las líneas, la fecha, lo que quieras. No consume número y no existe para nadie más.
Al generarse, pasa a ser un documento emitido. ANTARES le asigna su número correlativo y a partir de ese momento quedan bloqueados el tipo, el número, la serie, el año, la fecha de emisión, las líneas, los datos del emisor, los del cliente y el total.
Lo que sí se puede seguir cambiando después es todo lo que no altera el documento en sí: su estado, el PDF asociado, la carpeta en la que lo guardas y las notas internas.
Qué tener en cuenta
- Generar no se deshace. No hay forma de devolver un documento emitido a borrador: eso es precisamente lo que la normativa impide.
- Anular no borra. El documento se conserva con su número, marcado como anulado. Un número que desaparece de la serie es un problema; un número anulado y justificado, no.
- Enviado y pagado son informativos. Son marcas para que tú sepas por dónde va cada cosa; no cambian el documento.
- El cupo mensual de tu plan cuenta los documentos emitidos, no los borradores.
Lo que no es evidente
- Puedes tener borradores a medias sin gastar nada. Es la forma de ir preparando la facturación del mes: los dejas montados y los generas todos cuando toca.
- El estado «pagado» lo pone el registro del cobro, no tú a mano. Cuando registras el cobro, el documento cambia de estado y el ingreso aparece en Finanzas. Ver registrar el cobro.
- Mover un documento de carpeta funciona en cualquier estado, incluso en una factura emitida. La carpeta es organización tuya, no forma parte del documento fiscal, y por eso queda fuera de la protección.
- Las notas internas también se pueden editar siempre. Son para ti, no salen en el PDF, y por eso no cuentan como modificar la factura.
- Un documento anulado sigue ocupando su número para siempre. Es lo correcto: la serie tiene que poder recorrerse entera sin saltos.
Preguntas frecuentes sobre los estados
¿Puedo volver a poner en borrador una factura generada?
No. El paso a generado es definitivo. Si la factura está mal, se anula o se rectifica.
¿Los borradores gastan cupo de mi plan?
No. Solo cuentan los documentos emitidos.
¿Qué diferencia hay entre anulado y borrado?
Anulado conserva el documento y su número, marcados como sin efecto. Borrar una factura emitida no es una opción: dejaría un hueco en la serie.
¿El estado «enviado» se pone solo?
Sí, cuando envías el documento desde ANTARES. Ver enviar un documento al cliente.
Qué leer después
Fuente: documentación oficial de ANTARES (R3ZON). Actualizado el 2026-08-25. https://docs.r3zon.com/antares/guias/documentos/estados-de-un-documento