Saltar al contenido principal
Abrir Documentos en ANTARES

Cómo organizar documentos en carpetas

Respuesta corta. Crea carpetas con nombre y color, y arrastra los documentos dentro. El orden de las carpetas lo decides tú arrastrándolas. Mover un documento de carpeta no lo modifica, así que funciona igual con una factura ya emitida.

Qué necesitas antes de empezar​

  • Permiso de edición sobre Documentos.

Cómo organizar tus documentos, paso a paso​

  1. Abre Documentos.
  2. Crea una carpeta y dale nombre.
  3. Elige un color. Es lo que hace que la encuentres de un vistazo.
  4. Arrastra los documentos a la carpeta, o cambia su carpeta desde la ficha del documento.
  5. Ordena las carpetas arrastrándolas en el orden que te resulte útil.
  6. Usa el filtro de carpeta para ver solo una, o Sin carpeta para encontrar lo que se ha quedado suelto.

Qué tener en cuenta​

  • No puede haber dos carpetas con el mismo nombre. La comparación ignora mayúsculas y espacios sobrantes, así que «Clientes» y «clientes » cuentan como la misma.
  • Las carpetas son organización tuya y no tienen ningún efecto fiscal. No cambian la numeración, ni el estado, ni el contenido de nada.
  • Un documento está en una carpeta o en ninguna. No en varias a la vez.
  • Las carpetas se ordenan a mano, no alfabéticamente: el orden lo decides arrastrando.

Lo que no es evidente​

  • Puedes mover una factura ya emitida de carpeta. Sorprende, porque parece que estás editando una factura cerrada, pero la carpeta no forma parte del documento fiscal: está expresamente fuera de lo que queda bloqueado al emitir. Es lo que permite reorganizar el archivo de años anteriores sin tocar nada de lo que importa.
  • El filtro «Sin carpeta» es la forma de encontrar lo que se te ha escapado. Cuando organizas por tandas, es lo que te dice qué queda por colocar.
  • Los colores son los mismos que los del tablero de tareas, a propósito: etiquetar algo con un color es el mismo gesto en los dos sitios, y tener dos paletas distintas en la misma aplicación se nota.
  • El orden manual se conserva entre sesiones y para todo el equipo. No es una preferencia de tu navegador.
  • Si intentas crear una carpeta con un nombre que ya existe, te lo dice. La comprobación la hace la base de datos, así que funciona aunque dos personas creen la misma carpeta a la vez desde dos sitios.

Preguntas frecuentes sobre carpetas​

¿Puedo meter un documento en varias carpetas?​

No. Cada documento está en una carpeta como mucho.

¿Se pueden anidar carpetas?​

No. Las carpetas son un solo nivel.

¿Mover una factura emitida a otra carpeta la modifica?​

No. La carpeta no forma parte del documento.

Si borro una carpeta, ¿se borran sus documentos?​

No. Los documentos quedan sin carpeta, que es donde los encuentras con el filtro Sin carpeta.

¿Las carpetas las ven mis compañeros?​

Sí. Son del negocio, no tuyas.

Qué leer después​

Fuente: documentación oficial de ANTARES (R3ZON). Actualizado el 2026-08-25. https://docs.r3zon.com/antares/guias/documentos/organizar-documentos-en-carpetas