Los seis tipos de documento y cuándo usar cada uno
Respuesta corta. ANTARES emite seis tipos. La factura es el único con plena validez fiscal y numeración correlativa obligatoria. El presupuesto es una oferta, el albarán justifica una entrega, la proforma es una factura de mentira que sirve para que te aprueben el gasto, el ticket es el justificante del mostrador y el recibo confirma que has cobrado. Requiere plan Basic o superior.
Los seis tipos, en una tabla
| Tipo | Para qué sirve | Validez fiscal | Numeración correlativa | Pide CIF del cliente | Formato |
|---|---|---|---|---|---|
| Factura | Cobrar con validez legal | Sí | Sí | Sí | A4 |
| Ticket | Justificante de venta a cliente final | Simplificada | Sí | No | Ticket 80 mm |
| Presupuesto | Oferta económica antes de trabajar | No | Sí | No | A4 |
| Albarán | Justificar entrega de mercancía o servicio | No | Sí | No | A4 |
| Proforma | Borrador de factura, sin valor fiscal | No | Sí | Sí | A4 |
| Recibo | Confirmar el cobro de una cantidad | No | No | No | A4 |
Cuándo usar cada uno
Factura
Cuando has hecho el trabajo y quieres cobrarlo con un documento que vale ante Hacienda y ante el cliente. Es el único que obliga a que el cliente tenga CIF/NIF, porque una factura sin identificar al destinatario no sirve para nada.
Es también el único que no podrás modificar una vez emitido. Ver por qué no puedo editar una factura emitida.
Ticket
La venta de mostrador a un particular. No lleva datos fiscales del comprador porque no hacen falta: es lo que en la normativa se conoce como factura simplificada.
Sale en formato de rollo térmico de 80 mm, no en A4. Si lo que quieres es un A4, el documento que buscas es una factura.
Presupuesto
Lo que le pasas al cliente antes de trabajar, para que diga que sí. No compromete a nada fiscalmente y no genera ingreso.
Cuando el cliente lo acepta, lo normal es emitir después la factura. El presupuesto se queda en el historial como constancia de lo que se acordó.
Albarán
Acompaña a la mercancía o certifica que el servicio se prestó. Sirve para que el cliente firme «esto ha llegado» sin que eso sea todavía una petición de dinero.
Es habitual acumular varios albaranes de un mes y facturarlos todos juntos al final.
Proforma
Una factura con toda la pinta de factura pero sin valor fiscal. Se usa cuando el cliente necesita el documento para tramitar algo —aprobar un gasto interno, pedir una transferencia, gestionar una aduana— antes de que exista la factura de verdad.
Pide CIF del cliente igual que la factura, porque su utilidad depende de que identifique correctamente a quién va dirigida.
Recibo
Confirma que has recibido un dinero. No sustituye a la factura: la acompaña.
Es el único tipo sin numeración correlativa — puedes emitir los que necesites sin que formen serie.
Qué tener en cuenta
- Documentos requiere plan Basic o superior.
- El tipo se elige al crear y no se puede cambiar después de emitir. El trigger que protege los documentos vigila el campo tipo expresamente: convertir una proforma en factura cambiando un desplegable sería justo la clase de cosa que la normativa impide. Si necesitas la factura, se emite como documento nuevo.
- Presupuesto, albarán y proforma no generan ingreso en Finanzas. Solo lo hacen los documentos que representan un cobro real.
Lo que no es evidente
- Cada tipo lleva su propia serie de numeración. La factura 1 y el presupuesto 1 conviven sin pisarse: el correlativo se cuenta por tipo, serie y año, no de forma global. Ver numeración y series.
- El recibo se queda fuera de la numeración a propósito. Al no formar serie, no puede «faltar» ninguno, que es justo lo que se le exige a una factura y no a un justificante de cobro.
- Solo factura y proforma bloquean la emisión si falta el CIF del cliente. Con los otros cuatro puedes emitir a un cliente con la ficha a medias. Es deliberado: obligarte a rellenar el NIF de alguien para darle un albarán sería un estorbo sin fundamento.
- El ticket es el único que cambia de formato físico. Los otros cinco salen en A4. Ver formato A4 y ticket de 80 mm.
Preguntas frecuentes sobre los tipos de documento
¿Puedo convertir un presupuesto aceptado en factura?
No automáticamente: se emite una factura nueva. El presupuesto permanece en el historial del cliente como constancia de lo acordado.
¿El ticket vale como factura?
Vale como factura simplificada para un cliente final. Si el cliente necesita deducirse el gasto, necesita una factura completa con su CIF.
¿Qué diferencia real hay entre proforma y presupuesto?
El presupuesto es una oferta: «esto te costaría». La proforma es un anticipo de la factura: el trabajo ya está acordado y el cliente necesita el papel para tramitar el pago. Por eso la proforma pide CIF y el presupuesto no.
¿Puedo emitir facturas en el plan Free?
El módulo Documentos declara plan Basic como mínimo. Consulta los límites vigentes de tu plan en la pantalla de Suscripción.
Qué leer después
Fuente: documentación oficial de ANTARES (R3ZON). Actualizado el 2026-08-25. https://docs.r3zon.com/antares/guias/documentos/tipos-de-documento